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Presupuesto: Qué tener en cuenta para organizar un evento

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Desde ticketea hemos colaborado intensamente en la organización y acreditación de los usuarios al EBE 2010, por lo que hemos pedido a Jose Luis Antunez, que nos de unas cuantas pistas sobre qué tener en cuenta para organizar un eventode éxito como el suyo….ahi va su respuesta

Supongamos que ya tienes los contenidos, la comunidad y la financiación. Es hora de arremangarse y cerrar los gastos básicos:

  1. Lugar de celebración: especialmente si es una primera edición, el sitio de las conferencias tiene que ser por coste cero. Muy pocos eventos se pueden permitir pagar XX.XXX euros por el alquiler del sitio.
  2. Habitaciones de ponentes y gestión de viajes: si lo organizas en un hotel con centro de convenciones, si les garantizas que llenarás el hotel que es donde está el verdadero negocio para ellos apriétales para que te rebajen el precio o te lo dejen gratis. Si van a venir más de 10-15 ponentes, contrata a una agencia. La agencia también puede ser muy importante para intermediar con el sitio de celebración, pero recuerda estar muy encima de la agencia.
  3. Montaje (audiovisual, escenografía, stands): es la partida donde más varían los presupuestos. Compara hasta la extenuación
  4. Catering: aunque no lo parezca, si el evento tienen x.xxx asistentes, los cafés tienen un coste muy alto. Pelea para que te dejen traer el café desde fuera. Siempre serán más baratos. Si no te dejan, como pasa en todos los hoteles, pelea para que te rebajen lo máximo posible. Detalle a valorar que te ahorra mucho dinero: no es lo mismo un café servido en taza que uno servido en un vaso de plástico.
  5. Cartelería/acreditaciones/bolsas: es vital que trabajes con un diseñador con experiencia en formatos impresos. Como acudas a un diseñador que solo trabaje la web, estás muerto. Son 2 disciplinas diferentes.
  6. Wifi: al igual que con el lugar de celebración tienes que encontrar un socio. El wifi en EBE, desde 2008 va por fibra y luego por unos puntos de acceso por radio. si todo va por radio sencillamente no funciona. Es lo que le pasa a casi todos los eventos. Si retransmites por streaming, reserva una línea o prioriza unos megas para la retransmisión.
  7. Azafateo: es un coste menor y prescindible. Si hay personas de confianza y comprometidas pueden hacer un trabajo igual o mejor. Por supuesto, ese trabajo hay que pagarlo de alguna u otra forma.
  8. Comunicación (web, vídeos, streaming…): poco que decir. Es una pieza clave en la que si estáis leyendo ya sois conscientes. En 2009 publiqué un post de prácticas que venimos haciendo en EBE:http://jlantunez.com/2009/10/01/…

En el caso de EBE, habría que sumar algunos costes más como complementos de ocio diurno, fiesta, traducción simultánea… pero son secundarias si las comparamos con estas 8.


Y por último una obviedad: no anuncies la celebración del evento si no tienes cubiertas las necesidades básicas que te has marcado para cumplir las expectativas. No basta con dar un buen servicio. Lleva a la indiferencia. Tienes que cumplir con las expectativas y sorprender para intentar volver a vernos en la próxima edición

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